2020年12月4日13时，在临潼校区游泳池二楼会议室召开了我校2020冬季长跑赛工作协调会，党政办、宣传部、学工部（处）、保卫处、后勤处、校医院、校团委、体育部等相关部门负责人，各学院党委副书记、学院领队及学生代表共计40余人参加了会议，会议由体育运动委员会副主任、体育部主任薛海红主持。

会上，薛海红针对学校《2020西安工程大学冬季长跑赛秩序册》和《关于成立西安工程大学2020西安工程大学冬季长跑赛组委会及工作组的通知》进行了详细的说明和解读，从比赛规程、安全与应急处置、开闭幕式和大会要求、代表队报名情况和项目编排等方面强调了此次长跑赛的重点工作和注意事项，同时对本次长跑赛成立的八个工作组的工作职责和工作分工进行了安排部署。

各工作组负责人分别针对所负责的工作内容进行了补充和细化说明。

会议强调，一是各部门要切实做好冬季长跑赛的各项筹备和服务工作，确保比赛顺利进行；二是要做好督促和检查各学院参赛同学按时体检工作，做好运动员参赛前的准备和热身活动，尽量减少运动伤害；三是要强化责任意识，相互协调、相互补位，按照分工职责认真做好各项工作，确保冬季长跑赛的顺利圆满。

会后，体育部又专门召开了各参赛单位领队会议。就运动员赛前热身，赛前体检、保险购置、检录时间、入场须知、参赛运动员赛前和赛后注意事项以及周边环境营造等事宜进行了安排。