为确保金花校区田径场改造工程顺利进行，按期完工以及改造后便以合理使用。体育场地使用单位体育部经与基建处协商，2018年8月6日上午，在金花校区第一会议室召开了金花校区田径场改造项目有关事项协调会。会议由体育部主管校领导黄新波副校长主持，副校长朱永民、王进富出席协调会。参加人员有：基建处张清录、国资处王劲伟、后勤处赵宏、体育部薛海红。

会议就改造过程中看台拆除空地合理使用进行讨论。提出对原田径场西看台拆除空地500㎡改造为乒乓球活动场地，原田径场北看台拆除空地和东北角看台拆除空地作为健身器械区域的建议，以便广大师生休闲锻炼；协调解决了配电室及改造后体育器材室用房问题；对改造后有可能在场地上出现的安全隐患进行排除，尤其对原田径场西看台拆除后，出现的近2米的地面落差进行处理安排；解决了场地便民卫生间等问题。

协调会后进入改造现场对工程进度、施工情况进行检查，与施工方探讨交流，对后期工程工作进行安排。